Необходимые документы можно разделить на несколько составных.
1. Документация на груз. Она подготавливается стороной заказчика.
2. Транспортная компания выдает и осуществляет контроль за водительскими и транспортными документами.
3. Конкретная грузоперевозка которую предоставляет выполняется на основании договора – заявки на данную услугу.
4. Страховой полис.
Необходимыми документами на груз являются ТН (транспортная накладная) и ТТН (товарно-транспортная накладная). Владелец груза подготавливает оба вида бумаг. Они отражают сведения пути следования и транспорте, а также содержат информацию о товаре – его наименование, количество, стоимость, параметры и другие данные. Экземпляры данных документов находятся у заказчика, адресата, фрахтовщика и у структуры, проводящей оплату выполненной работы. Договор между субъектами фиксирует существенные условия перевозки, страхование груза, обязанности экспедитора (или водителя), правила перевозки и обоюдную ответственность. Оговаривается стоимость предоставляемой услуги.
Документ транспортной компании — это путевой лист, позволяющий проконтролировать работу транспорта и автопробег. Сотрудник, выдающий данный документ, должен проверить наличие водительского удостоверения, техосмотра транспорта (если таковой предусмотрен законом); документов на автомобиль. Копия трудового договора нужна, если сотрудник работает по найму. Желательно, чтобы был документ о страховке автомобиля.
Заказчик и грузоперевозчик оформляют договор – заявку. В нем содержится полная информация о перевозимом товаре, месте погрузки/выгрузки, иногда описывают весь маршрут движения. Согласовывается стоимость услуги, права и обязанности сторон и их ответственность за нарушение каких-либо пунктов.
Договор на страхование груза заключается или с транспортной компанией, или страховой.
Правильно оформленные и тщательно подготовленные документы являются залогом успешного выполнения принятия груза и его своевременной доставки получателю.